Personopplysninger er opplysninger som kan kobles til deg som person. Vanligvis dreier det seg om navn og kontaktopplysninger, men også mye annen informasjon som kan knyttes til deg mer indirekte. For Energikontroll AS er det viktig at du vet hva slags personopplysninger vi behandler, slik at du kan ivareta dine rettigheter etter personvernlovgivningen.
Behandlingsansvar
Energikontroll AS er behandlingsansvarlig for all behandling av personopplysninger der vi selv bestemmer formålet med behandlingen av opplysningene og de virkemidlene vi benytter til dette. I denne personvernerklæringen kan du lese mer om behandlingene Energikontroll AS er behandlingsansvarlig for.
Når samler vi inn personopplysninger?
Vi behandler i hovedsak opplysninger om deg i følgende tilfeller:
- Du har kjøpt eller bestilt tjenester eller varer hos oss
- Du jobber for en av våre leverandører
- Du har sendt oss en henvendelse gjennom et kontaktskjema på nettsiden vår
- Du har sendt oss en e-post
- Du har meldt deg på et arrangement eller konkurranse
- Du har søkt jobb hos oss eller en jobbsøker har angitt deg som referanse
- Du er journalist og har tatt kontakt med oss for en uttalelse
- Du besøker vår hjemmeside energikontroll.com
Energikontroll har i dag en svært begrenset IKT-driftsmodell der vi kjøper nødvendige tjenester i skyen fra eksterne leverandører. Vi lagrer personopplysninger i vår regnskaps- og ordreløsning, e-postløsning, webpubliseringsløsning, på mobiltelefoner og i enkelte tilfeller på lokal server.
Hvilke personopplysninger lagrer vi, og hvorfor?
Du er har kjøpt eller bestilt tjenester eller varer hos oss
I dette tilfellet har du et kundeforhold med oss, og vi lagrer navn og kontaktinformasjon i vårt ordreløsning og e-postløsning.
Behandlingsgrunnlaget for behandling av personopplysninger er dekket av personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav b, som tillater oss å behandle opplysninger for å kunne oppfylle en avtale som den registrerte er part i – for eksempel installasjoner og garantisaker.
Du jobber for en av våre leverandører eller vi mottar opplysninger om deg gjennom anbudsprosesser
I dette tilfellet har vi et forretnignsmessig samarbeid og vi lagrer navn og kontaktinformasjon i vår ordreløsning, epostløsning og på mobiltelefoner.
Behandlingsgrunnlaget for behandling av personopplysninger er dekket av personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav b, som tillater oss å behandle opplysninger for å kunne oppfylle en avtale som den registrerte er part i.
Du har sendt oss en henvendelse gjennom et kontaktskjema på nettsiden vår
På flere av sidene våre finner du et skjema der du kan be oss om mer informasjon eller bestille produkter. Vi etterspør navn, epost og/eller telefonnummer.
Innsendte skjema sendes til oss per e-post og lagres i e-postløsning og webpubliseringsløsning. Informasjonen behandles manuelt på periodisk basis. Vanligvis vil dette skje daglig.
Eventuelle spørsmål slettes etter at de er besvart. Innsendte skjema som gjelder bestillinger slettes etter at bestilligen er bekreftet av kunde og ordre er opprettet.
Behandlingsgrunnlaget for behandling av personopplysninger gjennom skjemafunksjonen er dekket av personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav a og b, som tillater oss å behandle opplysninger etter samtykke fra den registrerte eller for å kunne oppfylle en avtale som den registrerte er part i.
Du har sendt oss en e-post
Innsendt e-post behandles manuelt på periodisk basis. Vanligvis daglig.
Eventuelle spørsmål slettes etter at de er besvart. E-post som gjelder bestillinger slettes etter at bestillingen er bekreftet av kunde og ordre opprettet.
Behandlingsgrunnlaget for behandling av personopplysninger er dekket av personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav b, som tillater oss å behandle opplysninger for å kunne oppfylle en avtale som den registrerte er part i.
Du har meldt deg på en konkurranse
Noen ganger er det mulig å melde seg på konkurranser på våre Facebook-sider eller nettsider.
Ved påmelding til en konkurranse vil vi be om opplysninger slik som navn og kontaktinformasjon samt eventuelt bidrag til konkurransen. Formålet med opplysningene er å knytte konkurransebidragene til en kontaktperson for å kunne gi tilbakemeldinger, eventuelt informere om at bidraget vant. De fleste opplysningene lagres til konkurransen er avsluttet, men oversikt over vinnere og eventuelt bidrag kan lagres lenger.
Behandlingsgrunnlaget i begge tilfeller er personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav f, som tillater oss å behandle opplysninger som er nødvendig for å vareta en berettiget interesse som veier tyngre enn hensynet til den enkeltes personvern. De berettigede interessene er å avvikle konkurranser på en god måte.
Du har søkt jobb hos oss eller noen har angitt deg som referanse
Dersom du søker jobb hos Energikontroll AS, trenger vi å behandle opplysninger om deg for å vurdere din søknad. Ansettelsesprosessen innebærer behandling av de opplysningene du oppgir til oss gjennom dokumentene du sender oss, blant annet søknad, CV, vitnemål og attester. I tillegg til eventuelle intervju, kan vi også gjennomføre egne undersøkelser, typisk samtaler med jobbsøkerens referanser.
Vi administrerer innsendte søknader på våre ledige stillinger gjennom mail og fillagring på servere i Norge.
For å vurdere innsendt dokumentasjon, gjennomføre intervjuer og ringe referanser er behandlingsgrunnlaget personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav b. Denne bestemmelsen tillater oss å behandle personopplysninger når det er nødvendig for å gjennomføre tiltak på jobbsøkers anmodning før en avtale inngås. Ved å søke på stillingen og sende inn dokumenter anser vi at jobbsøkeren ber oss vurdere innsendt dokumentasjon, gjennomføre intervjuer og ringe referanser med sikte på å inngå en arbeidsavtale.
Dersom vi gjør egne undersøkelser ut over dette, for eksempel å kontakte noen som har utstedt en attest, men som ikke er oppgitt som referanse, er behandlingsgrunnlaget for slike undersøkelser personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav f, som tillater oss å behandle opplysninger som er nødvendig for å vareta en berettiget interesse som veier tyngre enn hensynet til den enkeltes interesser eller grunnleggende rettigheter og friheter. Den berettigete interessen er å finne rett kandidat til stillingen.
Du behøver ikke å oppgi særlige kategorier av personopplysninger i søknaden din eller på intervju. Du kan imidlertid velge å gjøre det. Dersom du for eksempel oppgir at du har en funksjonsnedsettelse som vil kreve tilrettelegging på arbeidsplassen eller i arbeidsforholdet, er vårt behandlingsgrunnlag personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav a, altså ditt eksplisitte samtykke, jf. artikkel 9 nr. 2 bokstav a. Du kan når som helst trekke tilbake dette samtykket. At du trekker ditt samtykke vil ikke påvirke lovligheten av behandlingen av personopplysninger som skjedde før du trakk samtykket tilbake.
Stillingssøknader oppbevares per e-post og eventuelt på server i Norge inntil ansettelsesprosessen er avsluttet.
Du er journalist og har tatt kontakt med oss i forbindelse med en uttalelse
Vi kan registerføre hvilke journalister vi har vært i kontakt med og hvilken tematikk henvendelsen gjaldt. Formålet med registrering er å koordinere i tilfelle flere personer svarer på liknende henvendelser samtidig og for å ha ha kontaktinformasjon dersom det er nødvendig med oppfølging. Journalistens kontaktopplysninger lagres i et halvt år.
Behandlingsgrunnlaget for dette er personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav f, som tillater oss å behandle opplysninger som er nødvendig for å vareta en berettiget interesse som veier tyngre enn hensynet til den enkeltes interesser eller grunnleggende rettigheter og friheter. Den berettigete interessen er å kommunisere om Energikontroll AS i media på en effektiv og konsistent måte.
Du besøker vår hjemmeside energikontroll.com
Når du besøker vår hjemmeside kan små tekstfiler plasseres på din datamaskin. Disse kalles informasjonskapsler, eller cookies. Vi benytter for tiden ikke informasjonskapsler/cookies rettet mot besøkende.
I fremtiden kan du ved besøk til energikontroll.com bli gjort bekjent med at vi bruker cookies samtidig som vi installere cookies som er nødvendig for at du skal kunne benytte deg av nettsidene våre. Les mer om dette i vår cookie-erklæring.
Dersom du har spørsmål om denne personvernerklæringen eller vurderingene vi har gjort, kan du kontakte oss på post@energikontroll.com.